Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is een nieuwe Europese privacywet. Daardoor is de privacy in alle landen van de EU gelijk. Nu hebben de lidstaten nog hun eigen nationale wetten.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) komt dus in plaats van de oude Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). In de AVG staan een aantal verplichte maatregelen genoemd waaraan wij, als therapeut, moeten voldoen omdat wij gegevens vastleggen in cliëntendossiers.


Verplichte maatregelen

De verplichte maatregelen die de AVG concreet noemt zijn:

  • het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten;
  • het (laten) uitvoeren van een veiligheidscontrole van het digitale cliëntendossier.
  • het bijhouden van een register van datalekken die zijn opgetreden;
  • het aantonen dat een patiënt, of cliënt daadwerkelijk toestemming heeft gegeven voor het vastleggen van gegevens in het cliëntendossier. 

Het register van verwerkingsactiviteiten

  • Het register van verwerkingsactiviteiten bevat informatie over de persoonsgegevens die ik vast leg in het cliëntendossier, of in een digitaal programma.

In het register van verwerkingsactiviteiten nemen wij op:

  • een omschrijving van de categorieën persoonsgegevens (= cliëntgegevens) die verwerkt zijn;
  • een beschrijving van de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken.
  • welke rechten betrokkenen (cliënten) hebben en hoe zij die rechten kunnen uitoefenen. Zoals het recht op inzage, wijzigen, wissen en het ontvangen van alle geregistreerde gegevens;
  • welke organisatorische en technische maatregelen genomen zijn om de persoonsgegevens te beveiligen;
  • hoe lang de persoonsgegevens bewaart blijven;
  • Omgaan met een datalek.

Over dit document

Met behulp van dit document worden aan de hand van de volgende stappen gegevens vastgelegd.

  1. Benoemen persoonsgegevens

 

V Naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt(en)
V Geboortedatum van de cliënt(en)
V Telefoonnummer en e-mail van de cliënt(en)

 Bij minderjarige cliënten:

v naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van (beide) ouder(s)

 

Indien dit in belang is van de begeleiding/behandeling, leg ik de volgende bijzondere persoonsgegevens vast:

 

v Gezondheid;

 

Aanvulling  van vastleggen van gegevens in cliëntdossier:

  1. Registreren van intake-formulier waarop gegevens van aandoeningen van luchtwegen of huid ingevuld zijn. De diagnose is reeds door een arts vastgesteld.
  2. Gegevens voor (wetenschappelijk) onderzoek. Aan de hand van vragenlijsten en voortgangsformulieren wordt dit verwerkt.
  1. De doeleinden vastleggen van de persoonsgegevens die worden verwerkt

Doeleinden van de persoonsgegevens die door mij worden verwerkt.

Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van mijn beroepsvereniging en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg. Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:

  1. Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.

  1. Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 15 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).

  1. Beroepsgeheim

Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht. Medewerkers van complementaire praktijk zijn via arbeidscontract aan een geheimhoudingsplicht gebonden.

  1. Minderjarigen

Minderjarige tot 16 jaar komen onder begeleiding van ouder(s). Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiëntenrechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

 

  1. Vastleggen hoe de cliënt/patiënt geïnformeerd wordt

 

V Ik informeer de cliënten mondeling over de dossierplicht tijdens de intake.
V Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst. Zo ja, sluit ik deze behandelovereenkomst bij in dit document.
V Op mijn website staat informatie over mijn werkwijze, de dossierplicht en de verplichtingen als gevolg van de WGBO, de Wkkgz en de beroepscode.
V Kinderen jonger dan 16 jaar, komen onder begeleiding van ouder/verzorger, de ouder geeft schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier. Zo ja, sluit ik deze behandelovereenkomst bij in dit document.

 

  1. Vastleggen wie er daadwerkelijk met de cliëntdossier werkt

 

V Er zijn ook medewerkers die toegang hebben tot de patiëntendossiers. In de arbeidsovereenkomst is de geheimhouding geregeld.
V Ik bepreek wel eens met collega’s, of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk. Dat gaat altijd anoniem en onherkenbaar

 

  1. Vastleggen beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossiers)

 

V Ik werk met papieren cliëntendossiers. Deze worden in een afgesloten ruimte bewaard
V Ik werk met een digitaal cliëntendossier. Dit is beveiligd door een wachtwoord.
V Cliëntendossier  wordt door een wachtwoord beveiligd bij opstarten. En ook als we online werken gebeurt dit met een wachtwoord.
V Ik maak regelmatig een back-up van mijn cliëntbestanden
V Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn software installeer, zorg ik er voor dat mijn software optimaal beveiligd is

 

  1. Externe personen of bedrijven die toegang hebben tot de persoonsgegevens en daarmee tot de groep verwerkers behoren waarmee ik een verwerkersovereenkomst afgesloten heb.

 

Met deze leveranciers heb ik een z.g. verwerkersovereenkomst afgesloten

Zoutkamer Elst
Dorpsstraat 116
6661 EP Elst